La comptabilité mandant est au cœur du métier de l’ADB et elle exige des compétences techniques pointues accompagnées d'une grande rigueur dans l’exécution. Cependant, c’est une mission complexe, chronophage, et qui représente une charge fixe relativement importante pour les administrateurs de biens.
Externaliser la comptabilité mandant, en syndic ou en gestion locative est une solution pérenne ou transitoire, qui peut présenter de nombreux avantages pour un cabinet d’administration de biens.
Une optimisation de la gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines d’un service ADB peut vite devenir problématique pour le patron d’une régie. En effet, elle est régulièrement affectée par les pics d’activités saisonniers, les surcharges de l’équipe en cas de reprise de copropriétés ou de portefeuille de gestion ou de syndic, les congés, les arrêts maladie, les congés maternité, les démissions et les difficultés de recrutement…
Ces évènements ont des impacts importants dans la gestion des dossiers au quotidien, en générant des retards et en surchargeant les collaborateurs.
Au-delà, ils peuvent contribuer à sensiblement dégrader la qualité de service et finalement, la relation avec les clients bailleurs, les copropriétaires ou les locataires ; une partie non négligeable des pertes d’immeubles et de lots de gestion résulte d’une accumulation d’insatisfactions qui auraient parfois pu être évitées.
Dans ce cadre, externaliser la comptabilité mandant permet :
> D’assurer une continuité du service rendu aux clients de l’agence, quels que soient les aléas rencontrés.
> De réduire considérablement le temps et les coûts associés au recrutement ou au remplacement des comptables mandants et des gestionnaires dont chacun sait la difficulté, ainsi qu’à leur formation.
> De ne plus avoir à traiter les tâches administratives liées à l’embauche et au licenciement.
> De gagner en flexibilité en ayant la possibilité d’ajuster les ressources comptables en fonction des besoins du cabinet d’administration de biens, fortement impactés par les rentrées (ou les pertes) de lots et d’immeubles et par la saisonnalité de l’activité (période d’arrêtés des comptes…).
Un gain de temps important dans les tâches de gestion
En externalisant votre comptabilité mandant, vous libérez du temps et une plus grande énergie que vous pouvez consacrer pleinement aux tâches essentielles à forte valeur ajoutée comme l’amélioration de la relation client, la gestion opérationnelle des copropriétés et des lots de gestion, et le développement de votre portefeuille.
Une optimisation sensible des coûts
Externaliser la comptabilité mandant offre la possibilité d’une optimisation des coûts significative pour les agences d’administration de biens :
> Une réduction des coûts fixes de production parfois élevés (masse salariale, formation, locaux, équipements…).
> Une structure des coûts variable qui s’adapte en temps réel aux besoins. Cette flexibilité se traduit par des économies importantes, et offre la possibilité de rediriger les ressources financières dégagées vers d’autres investissements stratégiques.
Une expertise professionnelle de haut niveau
En externalisant votre comptabilité mandant, vous bénéficiez de l’expertise des professionnels spécialisés et expérimentés de Tetraktys Conseils.
Nos spécialistes de la comptabilité mandant sont formés en continu aux évolutions légales, règlementaires et techniques pour assurer une comptabilité toujours conforme et à jour.
Leurs compétences techniques, leur formation continue et leur expérience leur permettent de détecter et de corriger les erreurs et les anomalies, pour assurer une comptabilité fiable et sécurisée.
C’est un point important quand on considère que les erreurs comptables peuvent entraîner des conséquences graves pour l’agence et engager la responsabilité du chef d’entreprise.
Un contrôle maintenu et une traçabilité renforcée sur les opérations comptables
En externalisant votre comptabilité mandant avec Tetraktys Conseils, vous gardez un contrôle total de l’ensemble des opérations comptables :
> La transparence sur les opérations effectuées est garantie.
> Un système de validation des opérations vous permet de garder la main sur toutes les décisions importantes comme la validation préalable des appels de fonds ou des paiement fournisseurs.
> Notre système de gestion documentaire performant assure un archivage rigoureux et sécurisé des informations et une recherche facilitée des documents. Cette organisation présente l’intérêt de faciliter considérablement la gestion et peut s’avérer utile lors des contrôles et des audits éventuels de la Caisse de garantie.
Tetraktys Conseils se tient à votre disposition pour répondre à vos questions sur l’externalisation de votre comptabilité mandant, et définir avec vous, en fonction de votre problématique, les solutions les plus performantes à mettre en place.
